フォルダとファイルの整理術【効率がアップする方法】

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フォルダ整理術の見出し

誰もがフォルダの整理に悩みます。
「フォルダをしっかり整理しよう」と決意しても、気がつけば上手く管理ができていません。

もう悩まないフォルダの整理術があります。

私が知っている作業効率アップの中でも、上位に入る施策です。
この記事では、最も効率の良いファイルとフォルダの管理術を紹介します。

その他フォルダを作らない

フォルダ管理のNG行為

例えば見積もりファイルを管理する場合です。
私は「その他」というフォルダに、取引が少ない企業のファイルを入れました。
これはあとになって探すとき、「その他フォルダ」が原因で探すのに時間が掛かります。

まずは、その他フォルダを作るのを辞めます。

ファイル名で管理する

フォルダを減らすほど、作業効率はアップします。
フォルダを開くという動作は、思った以上に効率を邪魔するからです。
前のフォルダに戻る動作も無駄です。

そこで、ファイル名で「フォルダのように管理する」ことをオススメします。
まずはファイル名の付け方を紹介します。

ファイル名の付け方

ファイル名の付け方のイメージ

上図のように、ファイル名に社名や日付を入れます。
これで社名フォルダや、その他フォルダが不要になります。

フォルダを管理する手間、フォルダから探す手間が省けます。

探しやすさを基準にする

ファイル名は「名前順」で並ぶことを考慮して決めます。
日付を年月日で入れると「名前順」になって整理しやすくなります。

そこで最も意識すべきことがあります。
探しやすさを基準として、ファイル名を付けることです。

ファイル名に全てのキーワードを入れる

フォルダの構成に悩んで、時間を費やす必要はありません。
今までフォルダ名にしていたキーワードを、ファイル名に記入しましょう。

ファイル名の付けかたの例

日付を入れて、並べ替えができると便利です。

日付、社名、場所、内容など、思いつくキーワードをファイル名に入れます。
「_(アンダーバー)」「、」「【】」などを使って、キーワードを区切ります。
これはファイル名に、タグを付けるようなものです。

社名、日付、のように順番だけ守ってください。名前順で並べ替えができると、探しやすくなります。

こうしていれば、フォルダを増やさなくて済みます。
そして、フォルダ構成のルールに悩む必要がありません。

昔はファイル名の文字数制限が少なかったので、長いファイル名に、今でも抵抗を持つ人がいます。
しかし長いファイル名は、実際の運用では問題になりません。

作業中と保管フォルダを作る

いま作業しているフォルダの中に、ファイルが増えると、作業に集中できなくなります。
そこで作業中フォルダと、保管フォルダを作成します。

保管フォルダのメリット

作業が済んだファイルは、保管フォルダに入れていきます。

とにかく作業中のファイルは、作業フォルダに放り込み、済んだら保管フォルダに放り込みましょう。
この放り込むという感覚でファイルを管理すると、考えなくて済むので楽になります。

検索機能を使う

検索機能のイメージ

ファイル名に全てのキーワードを入れておけば、検索機能で見つけることができます。

第三者でも探しやすくなり、チーム全体の効率がアップします。
他人には、あなたのフォルダ作成ルールが分かりません。

フォルダでたどるよりも、ファイル名を検索した方が早い場合があります。
ファイルで管理するよりも、WEBブラウザで検索するようなイメージです。

2年前のフォルダを圧縮する

圧縮は、容量を節約する便利な機能です。
ファイル数が減ると、コピーの時間も短縮できます。

圧縮にはルールが必要です。
私は「2年前のファイルを圧縮する」というルールを決めています。
2年前のファイルを開くことがないからです。

圧縮するのは、1年前、2年前、といったルールを決めておきましょう。

圧縮が必要かを検討する

圧縮すると、中身を探すのに手間が掛かります。
フォルダを圧縮すると、検索にも出てこなくなります。

本当に圧縮が必要か、検討するべきです。

ファイルを共有する

会社では、共用サーバーの導入をオススメします。
できればファイルサーバーが良いですが、安価なNASもあります。
セキュリティの問題をクリアできれば、クラウドのファイル共有サービスが便利です。

まだまだ、個々のパソコンにファイルを置いている会社があります。
ファイルを共有するだけで、会社全体の効率がアップします。

見積もり、ミーティング議事録、稟議書など、ファイルを共有することで、他部署の人間も参考にすることができます。
また、各種書類のフォーマットを一箇所に置くことで、最新バージョンの書類を配る必要がなくなります。

共有フォルダのイメージ

個人でもクラウドストレージを使う

個人でもクラウドストレージを使うと、日常生活の時短になります。

買い物リスト、スケジュール、やることリストやアイデアのメモまで、クラウド(インターネット)上に置いておくと便利です。
スマートフォン、iPad、パソコン、端末や場所を選ぶことなく、いつでもファイルに書き込めます。

定番のDropboxや、Googleドキュメント、OneDriveを使うと良いでしょう。

Googleドキュメント
Google ドキュメント - オンラインでドキュメントを作成、編集できる無料サービス
パソコン、スマートフォン、タブレットのどこからでも新しいドキュメントを作成して、他のユーザーと同時に編集。インターネットに接続していなくても作業を継続でき、Word ファイルも編集できる、Google の無料サービスです。
Dropbox
Dropbox
Dropbox は新しい働き方を実現するワークスペースです。ムダな作業を減らして、大切なことに集中できます。ログインしてクリエイティブに作業を進めましょう。
OneDrive
Microsoft OneDrive - Access files anywhere. Create docs with free Office Online.
Store photos and docs online. Access them from any PC, Mac or phone. Create and work together on Word, Excel or PowerPoint documents.

デスクトップにファイルを置かない

デスクトップに直接ファイルを置くのは、我慢しましょう。
フォルダ管理のルールに外れるからです。

ファイルをデスクトップに置くと、無駄なプレビューキャッシュが発生し、わずかですがパソコンの動作が重くなります。

ショートカットを使う

よく使うフォルダは、ショートカットを作成しましょう。
ショートカットは、実在するファイルにアクセスするためのドアのようなものです。
デスクトップに置いてもかまいません。

エイリアスの作り方

Macはエイリアスと呼びます

WindowsでもMacでも、右クリックから作成できます。

  • Windows:右クリックで「ショートカットの作成」
  • Mac:右クリックで「エイリアスを作成」

サイドバーにショートカットを作る

サイドバーにショートカットを置くと、さらに効率がアップします。

サイドバーにショートカットを作る方法

Windowsでは、フォルダを右クリックして、「クイック アクセスにピン留め」を選ぶと、サイドバーのクイック アクセスにショートカットが追加されます。

Macでは、フォルダをサイドバーに移動(ドラッグ)するだけです。

ファイル名の先頭に_を入れない

ファイル名の先頭に「_(アンダーバー)」や「1などの数字」を入れる人がいます。
名前順でファイルを並べるとき、上に出現させるためです。

これはファイル名のルールを破ることになり、かえって混乱します。
前述のように「作業中フォルダ」と「保管フォルダ」を作れば良いだけです。

テンプレートを作成する

これまでの整理術で、フォルダを少なくする方法を紹介しました。
もし、あなたが「最適なフォルダ構成」を開発できたなら、チームに共有しましょう。
下図のようにテンプレートを作って、配布できるようにします。

フォルダを管理するテンプレートの例

ファイル名のサンプルとして、ダミーのファイルも入れましょう。
チーム全体の作業効率アップができます。

強要する必要はありません

チーム内で同じフォルダ構成にすれば、作業効率はアップします。
しかし強要する必要はありません。

誰かがファイルを探すとき、検索機能を使えば見つかるからです。
下図のように、検索にヒットするファイル名にしましょう。

ファイル名の付けかたの例

日付を入れて、並べ替えができると便利です。

評価されることも

このようにテンプレートを作れば、あなたの評価にも繋がります。
アイデアよりも「実態があるもの」を作れば、評価者の記憶に残ります。

まとめ

私はパソコンが新しくなるたびに「フォルダをしっかり整理しよう」と決意していました。
毎回、フォルダの整理に困っていたからです。

しかし時間が経つと、これがベストかどうか分からなくなります。
そんなとき、同僚が素晴らしいファイル名を付けていました。
そして、すべてのキーワードをファイル名に入れていけば、フォルダ管理から解放されることに気がつきました。

以下に3つの例を紹介します。

  • 【議事録】171121_A社_打ち合わせ_田中_梅田本社
  • 【議事録】171121、A社、打ち合わせ、田中、梅田本社
  • 171121【議事録】A社、打ち合わせ、田中、梅田本社

名前順で並べ替えができるように、日付や社名など、順番のルールを決めましょう。

このファイル名の付け方は、検索で探すときに便利です。
クラウド化したときの書類名も、このようにすると便利です。

パソコンの作業効率が、一気にアップするので試してみてください!

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(この記事を紹介してくださる方に感謝します)

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